15 okt Aan tafel: HR-analytics is een must
“Analytics is voor HR geen keuze meer. Het is een must”
Tekst: Simone Lensink, eerder gepubliceerd in vakblad Personeelbeleid
Aan tafel:
Hans Piket:Programmamanager deeltijdopleidingen HRM en Bedrijfskunde aan de Hogeschool van Amsterdam. “In het begin van mijn carrière werkte ik met het boekje Personeelsbeleid nader becijferd. Dat ging over het aantal medewerkers op één P&O-er, destijds een belangrijk kengetal. Gelukkig is HR-anlytics inmiddels een belangrijk element van het vak én van de opleiding.”
Tako Zoutman: Zelfstandig HR-adviseur. “Ik werk op dit moment onder andere voor een bedrijf uit India dat een product op het gebied van artificial intelligence voor talentmanagement in Europa op de markt wil brengen. Ik ben ervan overtuigd dat HR en data nooit meer los van elkaar worden gezien. HR moet alleen z’n angst voor dit onderwerp eens opzij zetten…”
Pim Berkhout: Bedrijfsarts en oprichter van De Arbodienst. “Ik werk veel met HR-professionals en zie dat data en HRM nog twee verschillende werelden zijn. Statistische gegevens zijn heel belangrijk, maar helpen je niet om je medewerker beter te begrijpen. Het gaat om veel meer. Maar dat moet je wel snappen.”
HenkJan van Commenee: Productmanager bij Raet. “Ik heb een P&O-opleiding gedaan, maar dat was me niet exact genoeg. Daarom belandde ik aan de ict-kant. Vervolgens miste ik eigenlijk de connectie met de business en kwam in de marketing-hoek terecht. Die ervaring heeft mij geleerd dat HR-data geen enkele zin heeft als je het zonder de business doet.”
Auke Klijnsma: Tafelhost en manager HR bij Prokino. “Ik ben benieuwd of data allesbepalend moet worden bij het nemen van beslissingen. En wat als HR de boot mist op dit vlak, heeft het vak dan nog wel toekomst? Op die vragen hoop ik antwoord de krijgen.”
People analytics; wat is het precies en wat moet HR ermee? Die vraag wil Auke Klijnsma graag beantwoord zien in de laatste Ronde Tafel die hij voorzit voor dit magazine. Hij nodigde vier specialisten uit die hun licht laten schijnen over het nut en de noodzaak van people analytics. De belangrijkste conclusie? Durf te doen, maar doe het wel samen met de business!
Auke: “De vakbladen staan er vol mee en er komt geen congresaankondiging langs of de woorden data en analytics schreeuwen je tegemoet. Blijkbaar moet HR hier iets mee. Maar waarom is het zo belangrijk? En wat levert het op? In mijn voorbereiding op deze discussie kwam ik drie argumenten vaak tegen: efficiency, effectiviteit en het verbeteren van prestaties. HR-data helpt om processen te versimpelen en zo kun je besparen op fte’s. Dat is helder. Net als het vereenvoudigen van HR-processen, bijvoorbeeld voor recruitment. Maar de derde: HR-data kan helpen om prestaties voor de toekomst te voorspellen, is interessant. Waar moeten we in de toekomst goed in zijn? En wat betekent dat voor de instroom? Daarmee help je de business een stap vooruit…”
Pim: “Systemen maken dat je je zaken beter kunt organiseren en data veilig kunt opbergen. Maar dat is eigenlijk precies wat de P&O-er 50 jaar geleden ook al deed, toen hij z’n gegevens in mooie kasten met hangmappen stopte. De digitalisering maakt dat je zaken nu sneller terugvindt en beter kunt selecteren. Stel dat je een deel van je medewerkers een training wil aanbieden, dan kun je aan de hand van data selecteren wie die training nodig heeft. Dat is handig. Maar inderdaad niet heel spannend.”
Tako: “Dat betekent wel dat je die informatie eerst in dat systeem moet stoppen. Op het gebied van gezondheid wordt al vrij lang veel informatie vastgelegd. Maar het is nog steeds moeilijk om de juiste data uit een beoordelingsgesprek vast te leggen. Volgens mij komt dat omdat we nog teveel vanuit het proces denken, niet vanuit het fenomeen data. Het proces van beoordelen moet goed functioneren want dat helpt de organisatie om beter te presteren. Maar als je vanuit data zou redeneren, dan ga je tijdens het proces al nadenken over welke informatie je wilt hebben. Dat helpt je uiteindelijk verder.”
Auke: “Kun je een voorbeeld geven?”
Tako: “Bij Atos ben ik bezig geweest met het herinrichten van het beoordelingsproces. Eén van de grote problemen daarbij was dat er beoordelingsgesprekken werden gevoerd – dat moest in verband met de salarissen – maar dat de functioneringsgesprekken maar mondjesmaat werden gevoerd en sowieso slecht werden vastgelegd. Als je wilt weten of het huidige profiel van een medewerker past bij het toekomstige profiel van de organisatie, moeten die gesprekken worden gevoerd én eenduidig vastgelegd. Want alleen als je die informatie naast de ontwikkelingen in de markt legt, kun je daar op inspelen. En de medewerker meenemen in zijn eigen ontwikkeling.”
HenkJan: “Zo breng je in kaart welke kennis je vandaag in huis hebt. Maar ook of er mensen zijn die een ‘gat’ in hun ontwikkeling hebben. En met wie je dus moet bekijken of ze mee kunnen en of ze ontwikkelbaar zijn.”
“Als het management niet hard kan of wil oordelen, heb je niets aan je data”
Hans: “Dat vraagt wel om management dat bereid is om scherp te oordelen. Ik zie in zoveel organisaties dat medewerkers al snel een ‘goed’ voor hun prestaties krijgen. Als het management niet hard kan of wil oordelen, heb je nog steeds niets aan je data. Je moet kijken naar wat mensen vandaag doen, zodat je kunt beoordelen of ze morgen ook nog meekunnen.”
Pim: “Het probleem is volgens mij dat de criteria nooit goed zijn vastgelegd. Dat zou je eenduidig en in kernwaarden moeten doen. Kernwaarden die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Gewoon met plussen en minnen zodat je het kunt opslaan in enen en nullen.”
Tako: “Dat klopt. Ook op dat vlak zie je nu beweging omdat het interpreteren van een stuk tekst steeds makkelijker wordt. Kijk naar de ontwikkeling die Google Translate de afgelopen jaren heeft doorgemaakt. De vertalingen beginnen steeds beter te kloppen.”
Pim: “Bij de Arbodienst werken wij met Profile Dynamics. We gebruiken dat onder andere om te bepalen welke mensen we bij welke klant inzetten. Wie past waar? Maar ook om ervoor de zorgen dat de waarden en karakters binnen de organisatie met elkaar in balans zijn. Als ik alleen maar ‘rode’ of ‘groene’ mensen binnenhaal, werkt het niet. Iedereen die bij ons binnenkomt, vragen we om een test te maken en ook regelmatig updates te doen.”
Auke: “Kun je data gebruiken om te oordelen over mensen?”
Tako: “Dat hangt ervan af op welke manier je de prestaties van individuele medewerkers kunt koppelen aan de resultaten van de organisatie. Bij een detacheringsbedrijf kan dat dat redelijk simpel. Je hebt de omzet en het resultaat en weet precies welke medewerkers bij welke klant hebben gezeten. Die mensen hebben een intern tarief dat is gebaseerd op hun kennis of ervaring. Maar soms worden mensen door de Sales wel eens goedkoper weggezet en dan haalt iemand zijn omzet niet. Hoe ga je daar mee om? Kortom, er zijn nog wel wat haken en ogen.”
Pim: “Data verzamelen is prima, de grote vraag is wat je ermee doet. Sinds de AVG is iedereen – terecht – huiverig om zijn vingers hieraan te branden.”
HenkJan: “Wij hebben een brainstorm gehad met klanten over dit onderwerp. Stel je wilt als werkgever iets doen voor je medewerkers omdat uit data blijkt dat zij ergens niet blij mee zijn. We liepen in die discussie al heel snel vast op het onderwerp privacy. Maar er zijn wegen om dit te omzeilen. Stel dat een medewerker regelmatig ziekteverlof aanvraagt. Dan zou je daarover met hem in gesprek kunnen gaan en de suggestie doen om eens wat vaker een dag vrij te nemen om op adem te komen. Dat is ook werken met HR-data, maar dan heel praktisch. Door het bij jezelf te houden, kun je om die privacybocht heen.”
Hans: “Je ziet vaak dat organisaties meten wat ze al weten. Neem Rabobank, waar een enorm cultuurtraject is ingezet. Daar wordt het woordgebruik in mails gemeten om te zien of de cultuur de gewenste kant op gaat. Ik denk dan: als ik bij het koffieapparaat ga staan en m’n oor te luisteren leg, hoor ik dat ook wel. Inmiddels scoort de cultuur daar een zeven min. Ik ben benieuwd of dat de investering rechtvaardigt.”
[streamer]
“Omdat we zoveel ouwehoeren en elkaar zoveel aandacht geven,
zijn we in Nederland ongelooflijk productief”
Pim: “Ik vind dat we in Nederland teveel ouwehoeren. Maar omdat we zoveel ouwehoeren en elkaar zoveel aandacht geven, zijn we ongelooflijk productief. Als ik bij een bedrijf wordt binnengehaald omdat er teveel verzuim of ander gedoe is, blijkt vaak dat er geen aandacht voor de mensen is. Veel organisaties werken teveel procesmatig. Eigenlijk doe je dan aan goedbedoelde verwaarlozing en gaan je soldaten onderuit. Zonder aandacht voor je mensen, is data waardeloos.”
Auke: “Toch weer even terug naar people analytics, wat kan het ons opleveren?”
Hans: “Onze studenten doen de opleiding naast hun werk als HR-professional en nemen ook cases mee. Eén van hen kwam onlangs met een probleem rond verloop. Dat kost veel geld dus we zijn gaan onderzoeken wat de vitale zaken bij verloop zijn. Onboarding bleek cruciaal. Hoe lang duurt het voordat een nieuwe medewerker volwaardig presteert? Er zijn maar weinig bedrijven die daar zicht op hebben. Hetzelfde geldt voor het loopbaanbeleid. Wanneer voer je daar het eerste gesprek over? En wat levert dat op? Dat zijn dingen die je zou moeten meten om grip te krijgen. Daar wordt de business blij van, daar worden de mensen blij van en zo heb jij toegevoegde waarde. Hiermee kun je namelijk gaan nadenken over de impact van je besluitvorming. Leidt ons introductiebeleid ertoe dat mensen sneller gaan presteren?”
Auke: “Dat is een mooi voorbeeld, maar misschien ook wel weer een open deur. Als je meer investeert in een introductieprogramma, gaan mensen sneller presteren…”
HenkJan: “Als je het zo stelt wel. Maar niet als je de data gebruikt om vast te stellen wat nou een goed introductieprogramma is. Aan welke knoppen moet ik draaien om mensen sneller effectief te kunnen inzetten?”
Auke: “Dat betekent dus dat wij met analytics meer inzicht krijgen in welke stappen we moeten zetten om het HR-beleid te verbeteren. Welke gevolgen heeft dat?”
Pim: “Analytics maakt niet dat je minder HR nodig hebt. Want die aandacht blijft nodig.”
Hans: “Analytics wordt volgens mij een logisch onderdeel van HR. Omdat het je leert om impact gericht te denken. Wat kunnen wij bijdragen aan de business?”
Tako: “Softwarepakketten analyseren de data, maar mensen moeten dat vertalen naar de organisatie. Daarmee gaat HR terug naar waar het hoort: de organisatie begeleiden om het goed te doen. Kijken waar de spaanders vallen in het bedrijf, erop af gaan en kijken wat de oplossing is.”
Hans: “Ulrich zei het al: HR moet een geloofwaardige activist zijn.”
HenkJan: “Het probleem is volgens mij dat HR zich hier wel bewust van is, maar de skills niet heeft om analytics goed te kunnen gebruiken. Dat blijkt ook uit onze HR-Benchmark. 64 procent van alle organisaties begint met analytics om het verzuim terug te dringen. 52 procent geeft aan dat te doen om de personele kosten in kaart te kunnen brengen. Die getallen zijn al jaren constant. Dat zegt genoeg.”
Auke: “Als ik het goed samenvat, zijn we het met elkaar eens dat analytics veel kan opleveren maar dat er tegelijkertijd nog veel koudwatervrees is. Hebben jullie nog tips voor HR?”
Tako: “Creëer de tijd om meer met data te doen. En laat je daarbij helpen door mensen die er verstand van hebben. Dat kunnen bureaus zijn, maar ook studenten. Haal het onderzoekend vermogen je organisatie binnen.”
HenkJan: “Durf te doen en doe het vooral samen met de business! Ga niet op je HR-eiland zitten maar kijk met welke problemen de business worstelt. Welke analyse zou je kunnen doen om er achter te komen welke rol de factor mens daarin speelt? Als je dat weet, weet je aan welke knoppen je kunt draaien om problemen weg te nemen. En als laatste tip: heb geduld. Verwacht niet dat je morgen inzichten hebt waar je direct iets mee kunt.”
Hans: “Volgens mij zijn lef en geloofwaardigheid de kernwoorden. Zorg dat je aansluit bij de business, neem de tijd en laat zien wat je te bieden hebt.”
Pim: “Analytics is geen keuze meer. Het is een must. Het is een prachtige tool waarmee HR zich gelukkig mag prijzen. Analytics zorgen voor een betere focus in de advisering. Maar dat werkt alleen als je van tevoren bedenkt wat je wilt weten. En als je niet vergeet om je mensen voldoende aandacht te geven.”