Naar aanleiding van het artikel: de voor- en nadelen van thuiswerken tijdens de lockdown uit het tijdschrift voor HRM 3-2020

“De file was ook niet leuk”

Tekst: Auke Klijnsma / leestijd 12 minuten

Corona heeft op heel veel manieren impact op ons. Een uitspraak die ik heel veel om me hoor is dat thuiswerken wel gaat blijven. Ik weet het zo net nog niet. Japke. D. Bouma denkt dat we allemaal weer smachten naar de kantoortuin. En in de media is veel te lezen over de toename van stress juist door thuiswerken. Ook ik ervaar hoe zwaar en stresserend thuiswerken is. Ik ga als een zoombie door het leven. Mooi woord zoombie. Ik kwam het ergens tegen op een nieuwssite in mijn voorbereiding op het schrijven van dit artikel. Ik voel me een zoombie. Na een dagje ‘aanstaan’ in alle zoom-meetings ben ik blij dat ik de dag met knallende koppijn kan afsluiten.

In dit artikel ga ik op zoek naar wat we vinden van thuiswerken. Wat zijn de voor- en nadelen en wat kan ik doen om minder zoombie te zijn? In het tijdschrift voor HRM kwam ik het onderzoek tegen van Marc van Veldhoven en Marco van Gelder met als titel: De voor- en nadelen van thuiswerken tijdens de lockdown. Door dit onderzoek ben ik toch weer anders gaan kijken naar thuiswerken. En – belangrijker nog – het helpt mij om mijn thuiswerkzame leven beter te reguleren.

Over thuiswerken

Het artikel van Marc van Veldhoven en Marco van Gelder begint met een korte inleiding op thuiswerken. Een gedachte die wel bijna vergeten is, is dat in de laatste decennia van de 20^ste eeuw breed werd aangenomen dat een groot deel van de arbeid zou gaan plaatsvinden via thuiswerken. Dit is niet gebeurd.

Voordat Corona leidde tot een verplichting tot thuiswerken is er al wel onderzoek gedaan naar de impact van thuiswerken. Thuiswerken is toen bestudeerd vanuit het idee dat de toegenomen autonomie die werknemers hiermee krijgen over de tijd, plaats en timing binnen de werkdag van hun werkzaamheden kan worden ingezet om het werk beter af te stemmen op de privésituatie. Wat bleek? De toename van autonomie leidde tot een hogere productiviteit!

Thuiswerken voor Corona is echt anders dan na Corona. Marc van Veldhoven en Marco van Gelder zien dat het hele werkarrangement er toen anders uitzag. Er was toen sprake van enige flexibiliteit van het thuiswerken. Er werd veelal parttime thuisgewerkt. Dat is anders nu thuiswerken een verplicht karakter kent. Verplicht thuiswerken betekent bijvoorbeeld dat alle contactmomenten virtueel plaatsvinden.

Het onderzoek

Het onderzoek naar de voor- en nadelen thuiswerken heeft plaatsgevonden in april en mei van 2020. Er zijn ruim 8000 respondenten in de EU benaderd, waarvan er uiteindelijk 4835 voldeden aan de criteria. De doelgroep bestond vooral uit hoger opgeleide personen tussen de 20 en de 60 jaar oud.

Wat is onderzocht?

Het onderzoek heeft zich primair gericht op de vraag wat de voor- en nadelen zijn van thuiswerken. De vragenlijst is opgesteld op onderwerpen die in eerdere onderzoeken naar thuiswerken relevant bleken. Hierbij kun je denken aan werkuren, gedane arbeid en productiviteit, de mate dat thuiswerken als veeleisend werd ervaren, de faciliteiten en de mogelijkheid contact te hebben met collega’s. Deze onderwerpen zijn aangevuld met onderwerpen die na de lockdown in de media en in het publieke debat zijn besproken. Hierbij kun je denken aan controle over werkpatronen, reistijd, werksfeer en de nieuwe gezinsomstandigheden.

Kerndimensies met betrekking tot de voordelen van thuiswerken

Betere fit met sociale voorkeuren: Deze dimensie brengt items bij elkaar die ogenschijnlijk nogal verschillend zijn, maar die allemaal verband houden met hoe het thuiswerken werknemers in staat stelt te werken op een manier die een betere fit geeft met hun eigen sociale leven en sociale voorkeuren. Deen aan: “Ik vind de sfeer bij mij thuis beter dan op mijn werk”.

Efficiënter werken: De tweede voordeel-dimensie heeft betrekking op efficiënter kunnen zijn in het werk, minder tijd verliezen, en hierdoor ruimte hebben om andere dingen te doen. Het meest bepalende item is “werk kunnen doen waarvoor men normaliter geen tijd heeft”.

Meer eigen regie over de werkdag: De derde en laatste dimensie qua voordelen gaat over het hebben van meer eigen regie over de werkdag. Het meest bepalende item is dat “niemand me op de vingers kijkt”. Behalve meer autonomie over tijd/plaats van werken, pauzes/lunch en dergelijke, gaat het dus ook over zich minder in de gaten gehouden voelen.

Kerndimensies met betrekking tot de nadelen van thuiswerken:

Virtualisering: De eerste nadelen-dimensie brengt een hele waaier aan items bij elkaar die allemaal betrekking hebben op de vermindering van fysieke en sociale bewegingsruimte c.q. bewegingsmogelijkheden. Het meest bepalende item is “ik mis dat ik het huis uit kan gaan”.

Minder (zinvolheid van het) werk: De tweede dimensie heeft betrekking op de diverse manieren waarop door de lockdown het werk ‘minder’ wordt voor de werknemer. We zien hier items bij elkaar gegroepeerd over dat er simpelweg minder kwantiteit aan werk is (en wellicht hierdoor ook minder geld), maar er zijn ook items opgenomen die gaan over kwalitatieve aspecten van het werk (werk minder interessant, minder focus in het werk). Het meest bepalende item is “niet genoeg werk hebben dat thuis gedaan kan worden”.

Inadequate middelen: De derde en laatste dimensie qua nadelen gaat over infrastructuur, d.w.z. het niet hebben van de adequate middelen om het werk goed te doen, of de toe- gang daartoe. De items liggen vrij dicht bij elkaar. Het meest bepalende item is het ontbreken van (toegang tot) de juiste (fysieke) appratuur (vanuit) thuis die nodig is voor het werk.

Resultaten

Wanneer we de resultaten in zijn geheel overzien, is dat slechts weinig punten door een overgrote meerderheid van de respondenten worden gezien als duidelijk voordeel dan wel als duidelijk nadeel. Voor de meeste items vinden we een gebalanceerd plaatje: wat door de een wordt ervaren als voordeel, ervaart de ander als een nadeel.

Hoe verhouden de voordelen zich ten opzichte van de nadelen?

Het zwaartepunt van de puntenwolk vinden we duidelijk linksboven, d.w.z. relatief veel kenniswerkers ervaren meer voordelen dan nadelen!

Dit moet wel worden genuanceerd. Bij de meeste van de onderzochte items zien we zowel personen die dit item als een voor- deel/nadeel ervaren als personen die expliciet aangeven het niet als zodanig te ervaren.

Een tweede nuancering is de conclusie dat de universele reactie op thuiswerken niet bestaat. Er zijn ook nauwelijks universele voor- of nadelen gevonden die gelden voor nagenoeg alle betrokken kenniswerkers. De uitzondering op de regel wordt gevormd door het besparen op reistijd en het niet kunnen zien van collega’s/andere mensen in de mate die men zou willen. Alleen voor deze twee items geven 4 van de 5 respondenten aan dat ze het eens/geheel eens zijn met dit voordeel respectievelijk nadeel.

Wat vinden de Nederlanders anders dan de Europeanen?

Wat betreft de vergelijking tussen Nederland en acht andere landen in Europa vonden we meer overeenkomsten dan verschillen. Opmerkelijk was dat de Nederlandse respondenten duidelijk vaker als voordeel aangaven dat ze zich minder op de vingers gekeken voelen dan de andere Europese respondenten.

Overige verschillen zijn te verklaren door het feit dat Nederland voor de coronapandemie al relatief veel thuiswerkers kende in vergelijking tot andere Europese landen. Logischerwijs blijkt dan dat de Nederlandse groep beduidend minder last heeft van het niet kunnen beschikken over (toegang tot) de benodigde apparatuur.

Het feit dat Nederlanders eerder thuiswerkten kan echter ook juist de reden zijn dat sommige nadelen van thuiswerken in Nederland sneller of zwaarder uitpakken dan elders in Europa. Wanneer werknemers voor het eerst met thuiswerken te maken krijgen, dan staan de positieve effecten wellicht voorop, bijvoorbeeld de gewonnen reistijd, of de toegenomen autonomie. Die voordelen zijn van het ene op het andere moment tastbaar aanwezig. Sommige van de nadelen hebben mogelijk enige tijd nodig om zich te ontwikkelen. Deze gaan pas doorwegen naarmate thuiswerken gemeengoed is geworden.

Wat dan blijkt is dat de hoeveelheid schermtijd flink omhoog gaat. Overlegmomenten zijn online. Kortgezegd betekent dit dat de gewonnen reistijd wordt vervangen door extra productieve tijd achter het beeldscherm.

Uit het onderzoek blijkt dat vooral de Nederlanders aangeven “vast- geplakt te zitten aan de computer”.

Deze virtualisering, of anders gezegd, het vastgeplakt zitten aan de computer is het belangrijkste risico dat thuiswerken met zich meebrengt. Het gaat ten koste van de fysieke en sociale bewegingsruimte voor werkenden. Dit levert stress op. Aandacht voor technostress onder Nederlandse kenniswerkers lijkt derhalve passend in de komende periode.

b

Meer voordelen dan nadelen in het juiste perspectief

Wellicht de belangrijkste conclusie van dit onderzoek is, dat er gemiddeld genomen in de beginperiode van de lock- down, meer voordelen van thuiswerken worden ervaren dan nadelen.

Belangrijk is wel om dit positieve beeld in perspectief te plaatsen, en wel op twee manieren. In de eerste plaats qua doelgroep. Kenniswerkers beschikken waarschijnlijk over de best mogelijke voorwaarden om in de door de lockdown ontstane situatie door te kunnen werken, en waar mogelijk hun werk- condities zelfs te verbeteren ten opzichte van de oude situatie van parttime thuiswerken. Buiten de doelgroep van kenniswerkers, in de brede beroepsbevolking, is het initiële beeld tijdens de lockdown beduidend minder positief, en voor sommige andere groepen binnen de beroepsbevolking is het beeld ronduit negatief.

In de tweede plaats moeten we de positieve resultaten relativeren qua tijdvak. Het is duidelijk dat naarmate de periode van het verplicht thuiswerken langer duurt, er sprake zou kunnen zijn van flinke verschuivingen in de beleving van het thuiswerken, ook bij kenniswerkers. Voor de toekomst met betrekking tot kenniswerkers en het soort organisaties waar zij werken blijft het echter belangrijk om de in- formatie die in dit onderzoek is opgehaald in de vroege fase van de lockdown in herinnering te blijven nemen.

Wat zijn adviezen?

Laten we dus ook vooral blijven kijken hoe we deze voordelen kunnen bestendigen, wellicht zelfs versterken in de komende periode, en de nadelen zoveel als mogelijk ondervangen en terugdringen.

Tips om de voordelen te bestendigen

1. Betere fit met eigen sociale voorkeuren: Het ervaren van een betere fit met de eigen sociale voorkeuren lijkt in belangrijke mate afhankelijk van het met enige planbare regelmaat kunnen komen tot thuiswerken. Dit voordeel is waarschijnlijk moeilijk te behouden als we na de coronacrisis teruggaan naar incidenteel thuiswerken en/of alleen nog thuiswerken om iets af te maken/bij overwerk. Fit met het eigen sociale leven/de voorkeuren daarin vraagt om structureel thuiswerken, en we bevelen HR-managers aan om te onderzoeken of na de coronacrisis structureel thuiswerken de norm kan worden voor de meeste kenniswerkers, ook voor hen die dit vóór de crisis niet of nauwelijks deden.
2. Efficienter werken: Efficiënter werken, bijvoorbeeld door minder tijdverlies aan vergaderingen, toekomen aan achterstallige klussen en dergelijke, heeft alles te ma- ken met werk- en organisatieroutines. De aanbeveling voor HRM is hier om naarmate de crisis afneemt kritisch als organisatie naar dergelijke routines te kijken en te schrappen waar dat kan. Tegelijkertijd zou het een mogelijk nieuwe aan te bevelen organisatieroutine kunnen zijn om periodiek met zijn allen even helemaal niet naar kantoor te gaan en even geen reguliere meetings hebben. Een dergelijke routine geeft kenniswerkers de mogelijkheid om eens op te ruimen, te schonen, en klaar te zijn voor nieuwe dingen.
3. Meer eigen regie over de werkdag: Mensen waarderen tenslotte dat er niemand op hun vingers kijkt, dat ze meer hun eigen ding kunnen doen, ook wat betreft pauze- en eetpatroon. Het is de moeite waard om naarmate de coronacrisis afneemt te bekijken in hoeverre de neiging tot micromanagement vanuit de organisatie en/of vanuit het team wel echt in het voordeel is van de organisatie/het team. Werkenden zelf lijken hier niet per se op te zitten wachten. Het zou interessant zijn te exploreren of dit na Covid-19 kan worden doorbroken, zodat we dit voordeel niet meteen weer inleveren wanneer we weer op grotere schaal terugkeren naar kantoor. Hierbij is het van belang dat lijnmanagers/team- leden dit mogelijke nieuwe normaal accepteren en ondersteunen in plaats van beperken. Het aanpassen van de managementstijl en de manier van sa- menwerken is hierin waarschijnlijk cruciaal (Baruch, 2000; Allen, Golden & Shockley, 2015). De stap hiernaartoe is voor managers vaak bespreekbaar als tegelijkertijd een vorm van sturen op resultaat kan worden bewerkstelligd (Baane, Houtkamp & Knotter, 2010).

Terugdringen van de nadelen

1. Virtualisering: Virtualisering is breder dan dat alle werkzaamheden virtueel plaatsvinden. Het is ook het gegeven dat arbeid fysiek zo verdeeld is dat wij minder fysiek bij elkaar zijn, wat van invloed is op de sociale relaties en verbinding tussen collega’s. Een deel van de virtualisering is tegen te gaan door bewustwording en zelfmanagement te stimuleren bij thuiswerkers over het begrenzen van de virtuele werkactiviteiten, lichaamsbeweging te stimuleren, enzovoort. Organisaties kunnen individuele werknemers trainen en ondersteunen om beter te (leren) zelf-reguleren. Verder kunnen organisaties – juist ook bij kenniswerkers – informele activiteiten online stimuleren, en het belang van informeel en/ of face-to-facecontact te benadrukken. Dit bevelen we dan ook van harte aan. Het is ook van belang dat medewerkers voldoende variatie in hun dagelijkse activiteiten hebben, waarin handelingen in de analoge en digitale domeinen elkaar afwisselen. Omdat de meeste activiteiten bij thuiswerken gekoppeld zijn aan digitale werkmiddelen en elektronisch gemedieerde communicatie, kan dit tot monotone arbeid leiden. Het dogma van werken tussen 09:00 en 17:00 in een vast patroon met enkel beeldschermwerk en nauwelijks pauze moet doorbroken worden op dit soort werkdagen.

2. Minder (zinvolheid van het) werk: Het wegvallen van (zinvolle kanten van het) werk is niet bij iedereen een even groot issue, maar sommige werkenden geven aan dat thuiswerken negatieve gevolgen heeft voor de inhoud van het werk, de kwaliteit van de werkrelaties, het plezier dat men aan werktaken ontleent, het inkomen en dergelijke. Aanbeveling hier is om dit te benaderen net als andere bedreigingen van hulpbronnen (resources) in het werk. Het (dreigend) verlies van belangrijke resources is te beschouwen als een stressor, en dit kan leiden tot stressreacties. Hier kan men individuele werknemers op monitoren, al dan niet via het inschakelen van interne stafdiensten en/of externe deskundigen (Arbo, HRM, bedrijfsmaatschappelijk werk, bedrijfspsycholoog). Dit is een volgende belangrijke aanbeveling op basis van deze resultaten.
3. Inadequate werkmiddelen: Het ontbreken van adequate werkmiddelen (machines, documenten, software etc.) is een kwestie van herbezinnen op de locatie c.q. allocatie van belangrijke organisatiefaciliteiten en/of het verbeteren van IT-voorzieningen. Wellicht is het ook mogelijk dat organisaties meer faciliteren bij het verkrijgen van de juiste werkmiddelen thuis (zoals een instelbare bureaustoel, snelle computer, goede internetverbinding, tweede beeldscherm, scanner, software enzovoort) en bij het kunnen beschikken over een geschikte plek om thuis te werken. Door dit te inventariseren en meer te faciliteren vanuit de organisatie kan dit ‘nadeel’ worden gecompenseerd of wellicht zelfs volledig opgelost.

Wat kunnen we met dit onderzoek?

Het bestendigen van de voordelen en het inperken van de nadelen is altijd maatwerk. Dit betekent dat maatregelen die organisaties kunnen nemen om het thuiswerken te faciliteren vooral moeten aansluiten bij de individuele voorkeuren en situatie van werkenden.

Wat ik kan doen om geen zoombie te worden?

De belangrijkste eye-opener van dit artikel voor mij is dat ik mijn beeldschermtijd en mijn privé taken beter kan managen. Ik kan gebruik maken van een flexibelere planning van mijn dag en daarmee beter voor mijzelf zorgen. Ik kan tussendoor even sporten of boodschappen doen. Ik kan sommige overleggen telefonisch doen terwijl ik een wandeling maak. Ik kan mijn agenda zo plannen dat ik niet uren achtereen aan mijn beeldscherm vastgeplakt zit. En laat ik vooral onthouden dat de file ook niet altijd leuk was.